Керівництво

Відділ управління персоналом, організаційного забезпечення та діловодства

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

• Забезпечує організацію заходів, що пов’язані з участю директора та його заступників у нарадах, конференціях, інших заходах, бере участь у підготовці матеріалів для проведення таких заходів.
• За дорученням директора, заступників директора веде протоколи нарад та засідань, організовує розсилку прийнятих рішень, доручень, рекомендацій, здійснює контроль за термінами виконання цих доручень.
• Організовує роботу зі зверненнями громадян, що надходять до ЦДАЕА, забезпечує особистий прийом громадян керівництвом архіву.
• Забезпечує документальний супровід засідань колегії ЦДАЕА та здійснює контроль за виконанням рішень колегій, наказів та доручень директора ЦДАЕА.
• Бере участь у здійсненні планування роботи ЦДАЕА, надає пропозиції до проєкту плану роботи ЦДАЕА на рік, готує зведений звіт про його виконання.
• Бере участь у підготовці звітів директора ЦДАЕА.
• Забезпечує, організовує та проводить заходи з управління персоналом (працівниками та державними службовцями) відповідно до вимог законодавства.
• Розглядає за дорученням директора, заступників директора звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до ЦДАЕА, та одержані під час особистого прийому.
• За дорученням керівництва архіву виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

Сектор управління персоналом

• Організовує роботу щодо розробки структури архіву;
• Вносить пропозиції директору архіву з питань удосконалення управління персоналом;
• Здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи директора архіву з питань управління персоналом та надає консультативну допомогу з питань управління персоналом керівникам структурних підрозділів архіву;
• Організовує роботу щодо розроблення посадових інструкцій працівників архіву, затвердження яких належить до повноважень директора архіву, їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам та з метою виявлення потреб у внесенні до них змін, а також надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій;
• Проводить роботу щодо створення сприятливого психологічного клімату, формування корпоративної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій;
• Аналізує кількісний та якісний склад персоналу в архіві, вивчає поточну потребу в такому персоналі, прогнозує перспективну потребу в персоналі з урахуванням довгострокових цілей архіву та вносить відповідні пропозиції директору архіву;
• Готує проект умов проведення конкурсу на відповідну посаду державної служби, включаючи спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посади державної служби категорії “Б” і “В” з урахуванням рекомендацій, затверджених центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби;
•  Розміщує у встановленому порядку на Єдиному порталі вакансій державної служби наказ (розпорядження) суб’єкта призначення або директора архіву про оголошення конкурсу на зайняття посад категорій “Б” і “В” та умови його проведення, а також інформацію про переможця (переможців) конкурсу або їх відсутність;
• Розглядає інформацію, подану кандидатами для участі у конкурсі на зайняття посад державної служби категорії “Б” і “В” у державному органі, повідомляє кандидатів про результати розгляду поданої ними інформації для участі у конкурсі, результати розв’язання ситуаційних завдань, проведення співбесіди, допущення (недопущення) до наступного етапу конкурсу, а також здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору відповідно до законодавства;
• Здійснює заходи щодо організації та координації процедури адаптації новопризначених державних службовців (працівників) у архіві з урахуванням рекомендацій, затверджених центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби;
• Здійснює заходи щодо організації оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, узагальнює результати виконання завдань державними службовцями, надає консультативну допомогу з питань проведення оцінювання;
• Складає разом з державними службовцями державного органу індивідуальні програми підвищення рівня професійної компетентності/індивідуальні програми професійного розвитку таких державних службовців; вивчає та узагальнює потреби державних службовців у професійному навчанні і вносить директору архіву пропозиції щодо організації професійного навчання для створення сприятливих умов професійного розвитку державних службовців;
• Здійснює моніторинг існуючих програм підвищення кваліфікації, що пропонуються суб’єктами надання освітніх послуг у сфері професійного навчання (провайдерами), зокрема на вебпорталі управління знаннями у сфері професійного навчання “Портал управління знаннями”, та інформує про можливість навчання за такими програми персонал архіву;
• Здійснює нарахування та облік кредитів Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи за проходження професійного навчання; проводить за рішенням директора архіву оцінювання результативності професійного навчання державних службовців відповідно до законодавства;
•  Організовує роботу щодо стажування державних службовців та молоді;
• Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує звітність з кадрових питань;
• Забезпечує підготовку документів щодо призначення, переведення та звільнення персоналу архіву;
• Проводить роботу щодо укладання, продовження строку дії, розірвання контрактів про проходження державної служби, а також бере участь у здійсненні заходів з перевірки виконання умов таких контрактів у порядку, встановленому законодавством;
• Забезпечує організацію проведення спеціальної перевірки щодо осіб, які претендують на зайняття посад в архіві, якщо ці функції не покладено на інший підрозділ;
• Забезпечує організацію проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України “Про очищення влади”, готує довідку про її результати, якщо ці функції не покладено на інший підрозділ;
• Організовує складення Присяги державного службовця особою, яка вперше вступає на державну службу;
• Ознайомлює державних службовців (працівників) з правилами внутрішнього службового (трудового) розпорядку архіву, посадовими інструкціями та іншими документами;
• Оформляє документи про присвоєння відповідних рангів державним службовцям;
• Оформляє і видає працівникам службове посвідчення, якщо ці функції не покладено на інший підрозділ;
• Розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження персоналу державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік;
• Обчислює стаж роботи, досвід роботи у відповідній сфері, досвід роботи на керівних посадах, стаж державної служби для призначення на відповідну посаду державної служби та під час проходження служби;
• Проводить моніторинг своєчасності встановлення надбавок за вислугу років;
• Формує графік відпусток персоналу архіву, готує проекти актів щодо надання відпусток персоналу, веде облік відпусток;
• У межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження персоналу архіву;
• Здійснює роботу, пов’язану з обліком трудової діяльності, заповненням, обліком і зберіганням особових справ (особових карток) працівників архіву;
• Веде військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час в архіві;
• Розглядає і готує відповіді на звернення та запити громадян, підприємств, установ та організацій, народних депутатів, посадових осіб, адвокатів, запити на інформацію, надає іншу інформацію з питань, віднесених до його компетенції;
• Здійснює контроль за дотриманням вимог законодавства про працю та державну службу в архіві, зокрема контролює дотримання правил внутрішнього службового (трудового) розпорядку;
• За дорученням директора архіву перевіряє дотримання законодавства про працю, державну службу працівниками архіву;
•  Організовує проведення класифікації посад державної служби у архіві відповідно до законодавства;
• Разом з іншими структурними підрозділами ЦДАЕА організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи, подає пропозиції директору архіву щодо планування службової кар’єри державних службовців (працівників), планового заміщення посад державної служби підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності;
• Спільно з відділом фінансово-економічного забезпечення та бухгалтерського обліку архіву опрацьовує штатний розпис державного органу і організовує роботу щодо матеріального стимулювання персоналу державного органу;
• У межах компетенції оформляє і видає працівникам архіву довідки з місця роботи;
• Проводить іншу роботу, розробляє і бере участь у розробленні проектів документів, що стосуються питань управління персоналом, трудових відносин та державної служби.

Відділ формування НАФ аудіовізуальними документами

• забезпечує комплектування архіву аудіовізуальними документами (кіно-, відео-, фото- та фотодокументами, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних установ, організацій і підприємств, які діяли раніше на території сучасної України; нагромадилися за час діяльності установ, організацій, підприємств незалежно від форми власності, об᾿єднань громадян, приватних осіб; надійшли у власність держави з-за кордону або зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках); здійснює експертизу цінності, відбір і приймання на постійне зберігання до архіву аудіовізуальних документів; складає описи постійного зберігання фото-, фоно-, відео-, кінодокументів, присвоює архівні облікові номери аудіовізуальним документам, внесеним до НАФ;
• здійснює координацію діяльності підприємств, установ, організацій і громадських об’єднань з питань архівної справи; перевіряє роботу архівних підрозділів в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності та підпорядкування, що перебувають у зоні комплектування архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням вимог щодо умов зберігання архівних документів, порядку ведення обліку та доступу до них; проводить паспортизацію архівних підрозділів установ – джерел формування НАФ.

Відділ формування НАФ електронними документами та електронними інформаційними ресурсами

• забезпечує формування Національного архівного фонду, комплектування ЦДАЕА електронними документами та електронними інформаційними ресурсами юридичних та фізичних осіб, документами особового походження, організовує їх відбір, проводить контроль технічного стану із технічним опрацюванням у процесі приймання на постійне зберігання, карантин, експертизу цінності;
• проводить архівне описування електронних документів, електронних інформаційних ресурсів, документів особового походження, складає описи постійного зберігання;
• перевіряє роботу архівних підрозділів та служб діловодства в установах, що перебувають у зоні його комплектування, надає їм методичну допомогу у вдосконаленні та організації електронного документообігу.

Відділ забезпечення збереженості та обліку кіновідеодокументів

• приймає на постійне зберігання до архівосховища кіно-, відеодокументи НАФ та розміщує в архівосховищі; здійснює технічне опрацювання (маркування, пакування) кіно-, відеодокументів; проводить контроль технічного та фізичного стану кіно-, відеодокументів, їх реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення; організовує заходи з наведення порядку в архівосховищах;
• веде державний облік кіно-, відеодокументів НАФ, фонду користування, страхового фонду; уточнює дані в облікових документах та вносить зміни до них; проводить паспортизацію архівосховищ кіно-, відеодокументів; виконує роботу, пов’язану з вилученням документів зі складу НАФ.
• видає (приймає) з архівосховища кіно-, відеодокументи за замовленнями користувачів в установленому порядку; виконує роботу з підготовки кіно-, відеодокументів до оцифровування;
• виконує роботу з перевіряння наявності кіно-, відеодокументів НАФ, обліку та розшуку невиявлених документів.
• здійснює виконання робіт, спрямованих на фізичне збереження документів НАФ шляхом створення цифрових копій фонду користування аудіовізуальних документів, їх цифрової реставрації; здійснює найменування файлів цифрових копій та їх конвертування;
• забезпечує виконання замовлень користувачів з виготовлення цифрових копій документів та контролює роботу технологічного обладнання.

Відділ забезпечення збереженості та обліку фотодокументів

• приймає на постійне зберігання до архівосховища фотодокументи НАФ;
• веде державний облік фотодокументів НАФ, фонду користування та страхового фонду фотодокументів;
• здійснює оцифрування фотодокументів з метою створення фонду користування та за замовленнями користувачів;
• виконує комплекс робіт з цифровими фотодокументами НАФ та цифровими копіями фонду користування фотодокументів НАФ;
• здійснює перевіряння наявності та технічного стану фотодокументів НАФ;
• видає (приймає) з архівосховища фотодокументи за замовленнями користувачів;

Відділ забезпечення збереженості та обліку фонодокументів

• приймає на постійне зберігання до архівосховища фонодокументи НАФ та розміщує в архівосховищі; здійснює технічне опрацювання (маркування, пакування) фонодокументів; проводить контроль технічного та фізичного стану фонодокументів, їх реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення; організовує заходи з наведення порядку в архівосховищах;
• веде державний облік фонодокументів НАФ, фонду користування, страхового фонду; уточнює дані в облікових документах та вносить зміни до них; проводить паспортизацію архівосховищ фонодокументів; виконує роботу, пов’язану з вилученням документів зі складу НАФ.
• видає (приймає) з архівосховища фонодокументи за замовленнями користувачів в установленому порядку; виконує роботу з підготовки фонодокументів до оцифровування;
• виконує роботу з перевіряння наявності фонодокументів НАФ, обліку та розшуку невиявлених документів.

Відділ забезпечення збереженості та обліку електронних документів та електронних інформаційних ресурсів

• приймає на постійне зберігання до електронного сховища електронні документи та електронні інформаційні ресурси НАФ;
• проводить контроль технічного та фізичного стану електронних документів та електронних інформаційних ресурсів;
• веде державний облік електронних документів та електронних інформаційних ресурсів НАФ, фонду користування, страхового фонду; уточнює дані в облікових документах та вносить зміни до них;
• виконує роботу з перевіряння наявності та стану електронних документів
• та електронних інформаційних ресурсів, обліку та розшуку невиявлених документів;
• здійснює резервне копіювання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, їх конвертування у формати тривалого зберігання;
• видає (приймає) з архівосховища електронні документи та електронні інформаційні користувачів в установленому порядку.

Відділ довідкового апарату

• створює та удосконалює систему довідкового апарату до аудіовізуальних та електронних документів;
• здійснює описування кіновідеодокументів, редагування та удосконалення архівних описів, їх каталогізацію;
• здійснює наповнення електронного каталогу документів НАФ; веде роботу щодо удосконалення методів пошуку інформації за документами архіву, у тому числі із застосуванням інформаційних технологій;
• бере участь у створенні міжархівних електронних інформаційних ресурсів (баз даних).

Відділ використання інформації документів

• здійснює інформаційне забезпечення користувачів за їх запитами та в порядку ініціативного інформування;
• організовує експонування архівних документів або їх копій на виставках; здійснює публікацію архівних документів та оприлюднює відомості, що в них містяться, у засобах масової інформації, у тому числі електронних;
• забезпечує проведення інформаційних заходів з оприлюдненням відомостей, що в містяться в архівних документах, під час зустрічей з громадськістю, екскурсій, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, конференцій тощо;
• організовує роботу читального залу архіву (надає в установленому порядку довідковий апарат до документів для користування в читальному залі, організовує перегляд і прослуховування користувачами аудіовізуальних документів і забезпечує видавання копій документів на замовлення користувачів, у тому числі з виконання платних послуг) та бере участь в організації видавання документів у тимчасове користування за межами архіву.

Сектор публікації документів

• здійснює публікацію документів НАФ (статей, тематичних добірок, оглядів, повідомлень про склад і зміст документів архіву);
• організовує підготовку збірників документів, довідників, іншої наукової, науково-інформаційної, науково-популярної та навчальної літератури, у тому числі спільно з іншими інституціями.

Відділ інформаційних технологій та захисту інформаційних ресурсів

• здійснює організацію та координацію робіт по створенню та впровадженню нових інформаційних технологій у структурних підрозділах архіву;
• здійснює контроль за використанням системного та прикладного програмного забезпечення і збереженням інформаційного забезпечення, а також за функціюванням системи антивірусного захисту в інформаційно-телекомунікаційній системі архіву;
• підтримує функціонування програмного забезпечення систем електронної обробки інформації архіву та зв’язку з мережею Інтернет;
• адмініструє серверні операційні системи, системи управління базами даних, управляє правами доступу користувачів до Інтернету та ресурсам мережі архіву;
• проводить організацію робіт із створення і використання КСЗІ на всіх етапах життєвого циклу комунікаційної мережі архіву.

Відділ фінансово-економічного забезпечення та бухгалтерського обліку

• здійснює ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності архіву; своєчасно та у повному обсязі перераховує податки i збори (обов’язкові платежі) до відповідних бюджетів;
• складає фінансову та бюджетну звітність, а також державну статистичну, податкову та іншу зведену звітність;
• забезпечує контроль за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних (нематеріальних) ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів;
• контролює дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов’язань, їх реєстрацію в органах Державної казначейської служби та здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань, правильність зарахування та використання власних надходжень бюджетної установи;
• проводить аналіз даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства;
• забезпечує дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти, складає економічно обґрунтовані калькуляції собівартості послуг, що можуть надаватися за плату відповідно до законодавства, веде їх облік.

Відділ матеріально-технічного та господарського забезпечення

• забезпечує утримання в належному стані будівлі архіву, в якій розташованіструктурні підрозділи та прилеглої території згідно з правилами та нормами санітарії та гігієни, охорони праці, пожежної безпеки, а також соціально-побутове та матеріально-технічне забезпечення структурних підрозділів архіву;
• забезпечує утримання обладнання архіву у робочому стані, розробляє і впроваджує заходи щодо підвищення ефективності використання матеріальних ресурсів, зниження витрат і здійснює контроль за правильним та своєчасним проведенням інвентаризації матеріальних цінностей;
• організовує забезпечення охоронного режиму архіву та забезпечує контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки, стандартів та норм з охорони праці.