Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів (далі – ЦДАЕА) відповідно до свого профілю зберігає аудіовізуальні документи, документи в електронній формі та електронні інформаційні ресурси. Упродовж своєї понад 90-літньої діяльності архів зібрав потужний сегмент зримої і звукової історії України, починаючи з кінозйомок 1896 р., перших фотодокументів середини ХІХ ст. та звукозаписів з 1900 р. – до наших днів, тим самим перетворившись на найбільший національний осередок аудіовізуальної спадщини.
Унікальне архівне зібрання аудіовізуальних документів сьогодні формують чотири самостійні колекції кіно-, відео-, фото- і фонодокументів, кожна з яких вирізняється видовою, тематичною, фактографічною та жанровою різноманітністю. Загальний обсяг колекцій складає понад пів мільйона одиниць зберігання, щороку збільшуючись за рахунок нових надходжень.
Найбільшу за обсягом колекцію ЦДАЕА складають фотодокументи (понад 430 тис. одиниць обліку), що представлені фотонегативами на склі і плівці, фотопозитивами, слайдами, фотоальбомами та цифровими фотодокументами.
До найбільш ранніх фотодокументів належать репродукції фотопортретів Т. Шевченка кінця 1850-х рр. і подій, що стосуються оборони Севастополя під час Кримської війни 1853–1856 рр., а також віднесені до унікальних документів Національного архівного фонду фотонегатив 1898 р. зйомки із зображенням доменної печі № 1 металургійного заводу товариства «Уніон» у м. Макіївці та фотоальбом світлин із видами Києва кінця ХІХ ст.
Альбомна колекція архіву складається з 210 фотоальбомів, серед яких – альбом «Українські військові табори у містах Ліберці та Йозефіві (Чехословаччина)» про життя вояків Української Галицької Армії у таборах для інтернованих у 1918–1921 рр., що також віднесений до унікальних документів Національного архівного фонду.
Тематика архівних фотодокументів різнобічна й охоплює всі сфери суспільного життя. Це – події суспільно-політичного, економічного та культурного життя України і зарубіжних країн на різних етапах історії, діяльність підприємств, установ і організацій, приватне життя і долі окремих людей.
Окреме місце серед документальних пам’яток посідають фонодокументи, що представляють дійсність у звуковій формі. Зібрання фонодокументів ЦДАЕА нараховує майже 73000 одиниць обліку записів як документального характеру, так і художніх музичних і літературно драматичних творів. Усі існуючі, у тому числі унікальні види носіїв звуку – від воскових валиків, металевих граморигіналів, грамплатівок, магнітної стрічки до цифрових звукозаписів – представлені у фондах архіву.
До найбільш ранніх фонодокументів архіву належать створені на початку ХХ ст. грамплатівки фірми «Zonophone Records». Це записи українських пісень у виконанні хору української трупи Л. Сабініна, українського хору під керівництвом П. Шереметинського, хору української трупи Суслова, духовного співу церковного хору Київського Свято-Володимирського собору, протодиякона Харківського кафедрального собору В. Вербицького, духовного хору під керівництвом О. Архангельського та ін.
Значний за обсягом комплекс фонодокументів складають записи вітчизняних та зарубіжних творів літератури та мистецтва в авторському виконанні, а також у виконанні провідних театральних, музичних та фольклорних колективів. До надзвичайно цінних джерел цього виду належать звукозаписи корифеїв української музичної сцени І. Паторжинського, М. Литвиненко-Вольгемут, І. Козловського, З. Гайдай, М. Гришка, а також записи пісень відомих українських співаків – Б. Гмирі, Д. Гнатюка, А. Солов’яненка, Б. Руденко, Є. Мірошниченко, В. Зінкевича, Н. Яремчука та ін.
У фондах архіву зберігаються аудіодокументи, створені на Українському радіо: інформаційно-аналітичні, публіцистичні, культурно-мистецькі, науково-просвітницькі, розважальні, музичні програми, радіоспектаклі, виступи державних та політичних діячів, митців, письменників тощо.
Архівна колекція кінодокументів містить понад 12700 одиниць обліку кіножурналів, спецвипусків, кіно- і телесюжетів, документальних і науково-популярних фільмів, фільмів-вистав, концертних програм тощо, створених вітчизняними та іноземними кіно- та телестудіями. Переважну більшість становлять науково-популярні, документальні стрічки та періодика Української студії хронікально-документальних фільмів (Укркінохроніка), Київської кіностудії науково-популярних фільмів (Київнаукфільм), Української студії телевізійних фільмів (Укртелефільм) і Республіканської студії телебачення.
Найбільш ранніми кінодокументами є кіносюжети про коронацію Миколи ІІ (1896), «200-річний ювілей Полтавської битви» (1909), «Польоти авіатора С. Уточкіна» (1911), «Похорон А. Терещенка» (1912).
З 1998 р. архів комплектується відеодокументами, загальний обсяг яких на сьогодні складає майже 2800 одиниць обліку. Серед найперших надходжень – інформаційні програми «Вісті тижня» (ТІА «Вікна»), інформаційний тижневик «Вікна» (ММЦ СТБ), програма «Післямова» (ТК «Новий канал»).
В архіві також зберігаються документи в електронній формі та електронні інформаційні ресурси. Всього сформовано 44 фонди, що містять понад 7000 одиниць зберігання. Електронні інформаційні ресурси представлені колекціями вебсайтів, присвячених президентським, парламентським та місцевим виборам в Україні 2010–2019 рр., Чорнобильській катастрофі, українській діаспорі у світі, Перемозі над нацизмом у Європі, проведенню в Україні чемпіонату з футболу «Євро-2012», безсмертній спадщині Т. Шевченка, Революції Гідності 2013–2014 рр., світовій спадщині ЮНЕСКО в Україні та ін.
У архіві нараховується 4 фонди особового походження видатних українців сучасності: С. Тримбача, В. Петущака, А. Кузьменка (Кузьми Скрябіна) та Л. Андрієвського.
30 жовтня 2017 р. українську номінацію «Документальна спадщина, пов’язана з аварією на Чорнобильській АЕС» включено до Міжнародного реєстру програми ЮНЕСКО «Пам’ять світу». Серед документів ЦДАЕА, що увійшли до номінації, – кінофільм режисера Володимира Шевченка «Чорнобиль. Хроніка важких тижнів». Стрічка також віднесена до унікальних документів Національного архівного фонду.
Робота з аудіовізуальними документами передбачає ручну реставрацію та обробку, а також машинну обробку документів, що забезпечує уповільнення процесів старіння плівки, запобігає появі та усуненню дефектів фізичного, біологічного та хімічного характеру в процесі зберігання та використання, а також включає в себе консерваційно-профілактичну обробку.
В архіві розроблено повноцінну програму з оцифровування колекцій, що дозволяє створювати копії у більшості необхідних форматів для надання користувачам, у тому числі відеокопії в роздільній здатності 2К і 4К.
Одним із першочергових завдань ЦДАЕА є поповнення Національного архівного фонду новими документами. За останні п’ять років на постійне зберігання до архіву надійшло понад 20 000 аудіовізуальних документів. Серед постійних фондоутворювачів – провідні телерадіокомпанії, інформаційні агентства, теле- та кіностудії. Розвиток цифрових технологій зумовив активне формування фондів архіву цифровими документами. Співробітниками архіву проводиться робота з власниками аудіовізуальних документів, надається методична допомога щодо забезпечення збереженості документів, організовуються навчальні семінари та семінари-практикуми з працівниками, відповідальними за ведення фототеки, фонотеки та кіновідеотеки організацій-джерел комплектування архіву.
Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів продовжує приймати на постійне зберігання аудіовізуальні документи, що не лише відображають сьогодення, а й формують майбутнє бачення історії нашої країни.
Орієнтуватися у складі та змісті документів архіву допомагає розгалужена система довідкового апарату, що дозволяє вести багаторівневий пошук документної інформації. До неї входять описи документів, монтажні листи, каталоги у традиційній формі загальним обсягом понад 92000 карток, електронний каталог, довідково-інформаційні видання.
Особливе місце в інформаційно-пошуковій системі архіву займає Електронний каталог аудіовізуальних документів. Каталог є у вільному доступі для широкого кола користувачів і поєднує електронні описи, додані повнотекстові монтажні листи, описи відеозйомок та переглядові копії фотодокументів. Усі розділи каталогу постійно поповнюються новими описами.
У 2022 році розпочато роботу щодо створення комплексного електронного ресурсу онлайн доступу до архівних документів «Archium/Архіум», що дозволить створити єдиний інформаційний простір архіву.
Науково-довідкова бібліотека архіву зберігає понад 3000 спеціалізованих видань, пов’язаних із формуванням, обліком, зберіганням, науково-технічним опрацюванням та використанням аудіовізуальних документів, а також історичну, краєзнавчу та науково-довідкову літературу.
Документи Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву відкриті для всіх і активно використовуються у найрізноманітніших проєктах: документальних виставках, фільмах, телепередачах, науково-популярних виданнях і наукових дослідженнях. Читальний зал архіву забезпечує зручний та ефективний доступ користувачів до ретроспективної документної інформації, дає можливість звернення до електронних інформаційних ресурсів та перегляду аудіовізуальних документів у цифровому форматі.
На сьогоднішній день в архіві немає документів із грифами «секретно», «для службового користування» тощо. Робота щодо зняття обмеження доступу та розсекречення архівних документів була завершена ще в кінці 1980-х років, коли було знято гриф з «трофейних» кінофільмів та кіножурналів виробництва кіностудій Німеччини та Угорщини, що демонструвалися на тимчасово окупованій території України в 1941–1943 рр., а також фотоальбомів зі світлинами інтернованих українців у таборах для військовополонених, про участь українських січових стрільців у Першій світовій війні, діяльність Спілки визволення України, паради дивізії СС «Галичина» у містах Львові та Станіславі 1943 р. тощо.
Одним із основних напрямків діяльності архіву є виставкова діяльність. Протягом останніх років реалізовано спільні виставкові заходи з Національною парламентською бібліотекою України, Національним художнім музеєм України, Національним музеєм Тараса Шевченка, МВЦ «Музей історії міста Києва», Національним музеєм «Меморіал жертв Голодомору», Меморіальним комплексом «Національний музей історії України у Другій світовій війні», Національним історико-меморіальним заповідником «Биківнянські могили», Києво-Печерським історико-культурним заповідником, Національним заповідником «Софія Київська», Музеєм театрального, музичного та кіномистецтва України, Музеєм-квартирою Павла Тичини (Київ), Національним центром народної культури «Музей Івана Гончара», Національним культурно-мистецьким комплексом «Мистецький Арсенал», Громадським комітетом «Бабин Яр», ГО «Наукове товариство історії дипломатії та міжнародних відносин» та ін.
В архіві розроблено комплексну екскурсійно-освітню програму для студентів і школярів з історії України, налагоджено тісні контакти з низкою вищих учбових і середніх навчальних закладів.
Надзвичайно актуальною формою використання ретроспективної інформації є публікаційна діяльність архіву та підготовка науково-довідкових видань, зокрема анотованих каталогів аудіовізуальних документів.
Працівниками відділу підготовлено низку довідників, опубліковано тематичні огляди та добірки архівних документів, котрі широко презентуються на архівному веб-сайті, зокрема представлено серію науково-довідкових видань «Кінолітопис. Анотований каталог кіножурналів, документальних фільмів, кіно- і телесюжетів», Каталог фотопозитивів, повернених та переданих Федеральним архівом Німеччини, Реєстр фотодокументів меморіального характеру про Голодомор 1932–1933 рр., мультимедійні проєкти «Шевченкове слово голосом ХХ століття», «Микола Вінграновський у проекції аудіовізуальних документів», «Пам’ятаємо. Перемагаємо. 1939–1945» тощо.
В архіві створено умови для розвитку науково-інформаційного потенціалу документів і реалізовано основні завдання у сфері організації доступу до ретроспективної інформації шляхом впровадження сучасних інформаційних технологій.
Оновлений вебсайт архіву є відкритим ресурсом, що представляє установу у мережі Інтернет, ефективним майданчиком для інноваційної діяльності та інструментом, за допомогою якого користувачі мають змогу не лише отримати інформацію для задоволення своїх потреб, але й електронні послуги.
Архів постійно розвиває свою присутність у соціальних мережах. Щорічно наш вебсайт та інші інформаційні ресурси відвідують понад 30 000 користувачів, і ця цифра постійно зростає.
В Центральному державному аудіовізуальному та електронному архіві постійно проводиться аналітична й організаційна робота з кадрового менеджменту, забезпечення діяльності документообігу та діловодства, бухгалтерського обліку, фінансово-господарської діяльності архіву, за реалізацію яких відповідають кваліфіковані працівники. В архіві організовано неперервне оновлення та модернізацію матеріально-технічної бази, що забезпечує робочий процес, виконання адміністративно-господарських функцій.