ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
 21 липня 2022 року № 3062/5

ПОЛОЖЕННЯ
про Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів

1. Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів (ЦДАЕА) створюється, реорганізовується і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України і належить до сфери управління Укрдержархіву.
   ЦДАЕА виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість документів Національного архівного фонду загальнодержавного значення свого профілю і використання відомостей, що в них містяться.
   ЦДАЕА здійснює повноваження власника документів Національного архівного фонду.
   ЦДАЕА має статус неприбуткової установи, діє на основі законодавства України та цього Положення.
2. ЦДАЕА у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, а також цим Положенням.
3. Місцезнаходження ЦДАЕА: вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110, Україна.
4. ЦДАЕА зберігає:
   1. документи Національного архівного фонду загальнодержавного значення, що є власністю держави (далі – профільні документи), а саме:
      • аудіовізуальні документи (кінодокументи, відеодокументи, фотодокументи, фонодокументи), створені до 1991 року;
      • аудіовізуальні документи, що нагромадилися за час діяльності установ, організацій, підприємств незалежно від форми власності, об’єднань громадян, приватних осіб незалежної України;
      • аудіовізуальні документи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли з-за кордону;
      • копії зазначених у цьому пункті документів, що зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках;
      • електронні документи, електронні інформаційні ресурси юридичних та фізичних осіб;
   2. страховий фонд та фонд користування документів Національного архівного фонду;
   3. облікові документи та довідковий апарат до документів (описи, каталоги, покажчики, реєстри, огляди, бази даних тощо).
5. Основними завданнями ЦДАЕА є:
   1. участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства;
   2. забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
   3. забезпечення формування Національного архівного фонду, комплектування ЦДАЕА профільними документами, їх облік, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
   4. надання методичної допомоги державним архівним установам, архівним підрозділам юридичних осіб, фізичним особам – власникам архівних документів щодо роботи з профільними документами, організації електронного документообігу;
   5. забезпечення реалізації прав громадян згідно чинного законодавства на вільний доступ до інформації профільних документів і довідкового апарату до них;
   6. ведення наукової та методичної роботи у сфері архівної справи,’ діловодства й археографії, впровадження досягнень науки та техніки в діяльність ЦДАЕА.
6. ЦДАЕА України відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:
   1. подає Укрдержархіву пропозиції щодо формування та реалізації державної політики у сфері архівної справи, діловодства та впровадження електронного документообігу;
   2. бере участь у розробленні цільових програм та планів розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;
   3. здійснює методичне керівництво архівними підрозділами, службами діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (далі – установи), що перебувають у зоні його комплектування;
   4. організовує роботу, пов’язану з віднесенням документів свого профілю до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
   5. визначає джерела формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні його комплектування, організовує відбір і приймання профільних документів на постійне зберігання; проводить їх експертизу цінності;
   6. перевіряє роботу архівних підрозділів та служб діловодства в установах, що перебувають у зоні його комплектування, надає їм методичну допомогу у вдосконаленні та організації електронного документообігу, забезпеченні збереженості документів у встановленому законодавством порядку;
   7. веде роботу з власниками документів особового походження або уповноваженими ними установами чи особами щодо передання цих документів, організовує приймання цих документів на зберігання до ЦДАЕА;
   8. проводить роботу, спрямовану на виявлення, повернення, оригіналів або відтворення в копіях профільних документів культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України;
   9. реалізовує переважне право держави на придбання документів Національного архівного фонду свого профілю у разі їх продажу, взаємодіє з правоохоронними органами і подає до суду заяву про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;
   10. організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, проведення грошової оцінки і забезпечення їх страхування;
   11. веде державний облік документів Національного архівного фонду свого профілю незалежно від місця зберігання і форми власності на них та подає відповідні відомості про них Укрдержархіву, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком і використанням відомостей, що в них містяться;
   12. організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію профільних документів;
   13. організовує і проводить в установленому порядку грошову оцінку профільних документів;
   14. створює страхові копії та копії фонду користування документами, що зберігаються в ЦДАЕА, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
   15. надає юридичним та фізичним особам, що мають документи Національного архівного фонду, допомогу у зберіганні та реставрації таких документів, виготовленні копій унікальних документів для страхового фонду та фонду користування;
   16. бере в установленому порядку участь у розробленні та виконанні програм у сфері інформатизації архівної справи;
   17. створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів;
   18. надає в установленому порядку користувачам документи і довідковий апарат до них, інформує їх про профільні документи, зміст яких може бути використаний юридичними та фізичними особами;
   19. бере участь у створенні міжархівних електронних інформаційних ресурсів (вебсайта, бази даних, програми), а також продукції в електронній формі (макети, презентації, програми тощо);
   20. забезпечує видачу архівних довідок, копій документів, а також впровадження інших способів використання відомостей, що містяться в архівних документах, для захисту законних прав та інтересів громадян;
   21. публікує в установленому порядку документи, що зберігаються в ЦДАЕА, видає довідково-інформаційну літературу і посібники з архівної справи та діловодства;
   22. надає в установленому порядку юридичним та фізичним особам платні послуги з використання інформації, що міститься в архівних документах, проведення робіт, пов’язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, розробленням нормативно-методичних посібників з архівної справи та діловодства;
   23. здійснює наукові дослідження з архівної справи та документознавства, впроваджує в практику їх результати, проводить методичну роботу з цих питань;
   24. організовує наукові конференції, наради, семінари, кінофестивалі тощо з питань, що належать до компетенції ЦДАЕА;
   25. бере участь у роботі, пов’язаній із стандартизацією у сфері інформації, архівної справи, діловодства;
   26. проводить навчально-виробничу практику студентів навчальних закладів з профільних питань;
   27. забезпечує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи в архівній справі та діловодстві;
   28. здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері архівної справи та діловодства;
   29. впроваджує в практику роботи ЦДАЕА прогресивні технології організації праці, управління і господарювання; забезпечує охорону праці, правовий і соціальний захист його працівників;
   30. організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян щодо діяльності ЦДАЕА;
   31. надає доступ до інформації, якою володіє ЦДАЕА та яка не міститься в архівних документах, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
   32. забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, дотримання прав інтелектуальної власності;
   33. узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції, розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавства та в установленому порядку вносить їх на розгляд до Укрдержархіву;
   34. бере участь у підготовці документів (положень, порядків, інструкцій, регламентів тощо), що визначають функціонування програмно-технічних комплексів, систем та мереж, що забезпечують функціонування та захист державних інформаційних ресурсів Укрдержархіву та інших державних архівних установ;
   35. організовує роботу та адміністрування серверів та мереж ЦДАЕА;
   36. забезпечує захист державних інформаційних ресурсів, що функціонують у програмно-технічних комплексах, системах та мережах ЦДАЕА;
   37. забезпечує облік та зберігання програмного забезпечення, необхідного для відтворення профільних документів;
   38. забезпечує підтримку доменних імен Укрдержархіву;
   39. забезпечує адміністрування вебпорталу Укрдержархіву;
   40. забезпечує адміністрування електронної пошти Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, інших архівних установ на їх прохання та за рішенням Укрдержархіву;
   41. здійснює технічну підтримку заходів (виставок, конференцій, семінарів тощо) Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, або заходів за їх участю;
   42. здійснює у межах повноважень, передбачених законом, заходи з цивільного захисту;
   43. здійснює інші функції відповідно до покладених на нього завдань.
7. ЦДАЕА з метою організації своєї діяльності:
   1. вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДАЕА;
   2. забезпечує в межах повноважень, передбачених законом, проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДАЕА;
   3. здійснює добір кадрів, організовує роботу з підготовки,  перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДАЕА;
   4. організовує планово-фінансову роботу в ЦДАЕА, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;
   5. забезпечує представництво інтересів ЦДАЕА у судових та інших органах;
   6. організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДАЕА відповідно до встановлених правил.
8. ЦДАЕА відповідно до покладених на нього завдань має право:
   1. отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду;
   2. отримувати від установ та їх посадових осіб, а також від громадян та громадських об’єднань інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань і функцій;
   3. давати в межах своїх повноважень установам організаційно- методичні вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів з профільними документами;
   4. подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує їх належну збереженість, права власності на ці документи;
   5. отримувати в установленому порядку від установ інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування профільних документів Національного архівного фонду свого профілю та ведення діловодства, заслуховувати інформацію їх представників з цих питань;
   6. вимагати від власника документів подання їх на експертизу в разі загрози знищення або значного погіршення стану цих документів, продажу чи вивезення архівних документів за кордон;
   7. мати своїх представників в експертних та ліквідаційних комісіях установ – джерел комплектування з метою вирішення питань збереженості та відбору на постійне зберігання документів свого профілю;
   8. вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження, вивезення за межі України, проведення експертизи цінності цих документів;
   9. порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
   10. укладати договори з юридичними та фізичними особами на виконання робіт;
   11. укладати в установленому порядку за погодженням з Укрдержархівом договори в рамках міжнародного співробітництва;
   12. реалізовувати переважне право на придбання документів Національного архівного фонду, що перебувають у власності юридичних і фізичних осіб, у разі продажу цих документів;
   13. брати участь у роботі комісії, що здійснює атрибуцію антикварних речей та аукціонної комісії з продажу антикварних речей;
   14. обмежувати в установленому законодавством порядку доступ до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду, які зберігаються в ЦДАЕА;
   15. залучати за погодженням з Укрдержархівом до роботи над науковими та методичними розробками загальногалузевого значення інші установи;
   16. проводити в установленому порядку наради, утворювати комісії та робочі групи, проводити наукові конференції, семінари з питань, що належать до компетенції ЦДАЕА.
9. ЦДАЕА у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з установами та громадським об’єднаннями.
   Працівники ЦДАЕА за дорученням керівництва мають право для виконання своїх службових обов’язків відвідувати в установленому порядку архівні підрозділи та служби діловодства установ.
10. ЦДАЕА очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Укрдержархіву.
    Директор має заступників. У разі відсутності директора або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов’язки виконує заступник директора відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
11. Директор ЦДАЕА:
    1. здійснює керівництво діяльністю ЦДАЕА, представляє ЦДАЕА у відносинах з іншими установами в Україні та за її межами;
    2. визначає посадові обов’язки і ступінь відповідальності заступників і керівників структурних підрозділів ЦДАЕА;
    3. затверджує положення про структурні підрозділи ЦДАЕА;
    4. затверджує посадові інструкції працівників ЦДАЕА;
    5. затверджує структуру ЦДАЕА за погодженням з Головою Укрдержархіву;
    6. затверджує штатну розстановку ЦДАЕА;
    7. затверджує плани розвитку архівної справи та плани розвитку певних напрямів діяльності ЦДАЕА, звітує перед Укрдержархівом про їх виконання, про усунення порушень і недоліків, виявлених під час проведення перевірок діяльності ЦДАЕА;
    8. призначає на посаду та звільняє з посади за погодженням з Головою Укрдержархіву заступників директора, призначає на посаду та звільняє з посади працівників ЦДАЕА;
    9. забезпечує дотримання встановленого Укрдержархівом порядку обміну інформацією між Укрдержархівом та ЦДАЕА;
    10. видає у межах своєї компетенції накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання;
    11. приймає рішення щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників ЦДАЕА;
    12. забезпечує дотримання правил охорони праці, пожежної безпеки в архіві;
    13. розпоряджається коштами ЦДАЕА в межах затвердженого кошторису на його утримання, забезпечує ефективне їх використання;
    14. організовує роботу колегії ЦДАЕА і головує на її засіданнях;
    15. здійснює інші передбачені законодавством України повноваження.
12. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції ЦДАЕА, обговорення найважливіших напрямів його діяльності утворюється колегія.
    Склад колегії затверджується Укрдержархівом.
    Положення про колегію затверджується наказом директора ЦДАЕА.
    Рішення колегії можуть бути реалізовані шляхом видання наказу директора ЦДАЕА.
13. 3 метою проведення експертизи цінності документів, розгляду інших питань, пов’язаних з формуванням Національного архівного фонду, у ЦДАЕА утворюється експертно-перевірна комісія.
    Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються наказом директора ЦДАЕА.
14. Для розгляду питань організації науково-методичної та видавничої роботи в галузі архівної справи та діловодства у ЦДАЕА утворюється науково- методична рада.
    Положення про науково-методичну раду та її склад затверджуються наказом директора ЦДАЕА.
15. У разі необхідності в ЦДАЕА можуть утворюватися інші консультативні, дорадчі органи.
    Положення про них та їх склад затверджуються наказом директора ЦДАЕА.
16. ЦДАЕА утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.
    ЦДАЕА дотримується заборони розподілу отриманих доходів або їх частини серед засновників органу управління ЦДАЕА та його працівників (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску) та інших пов’язаних з ними осіб.
    У разі припинення ЦДАЕА його активи, майно будуть передані неприбутковій організації відповідного виду або зараховані до доходу бюджету.
    Граничну чисельність, кошторис, штатний розпис та фонд оплати працівників ЦДАЕА затверджує Голова Укрдержархіву.
17. ЦДАЕА є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби України, власні бланки, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.