ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального
державного аудіовізуального
та електронного архіву
21.11.2022 № 12

ПОЛОЖЕННЯ
про колегію Центрального державного
аудіовізуального та електронного архіву

І. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає загальні засади утворення і діяльності колегії Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву (далі – архів).
1.2. Колегія архіву є консультативно – дорадчим органом, утвореним для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції та для колегіального обговорення найважливіших напрямів діяльності, стратегії розвитку архівної справи та діловодства, визначення пріоритетів.
1.3. У своїй роботі колегія керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України (Укрдержархіву), іншими актами законодавства України та цим Положенням.
1.4. Рішення про утворення колегії приймається директором архіву.

ІІ. Функції колегії

2.1. Колегія архіву:
1) обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності архіву;
2) розглядає пропозиції щодо:

• удосконалення законодавства з питань, що належать до компетенції архіву;
• забезпечення співпраці з Укрдержархівом під час виконання покладених на архів завдань;
• реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства з профільних питань;
• розширення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи та діловодства;

3) обговорює прогнози, проекти програм, планів розвитку архівної справи, інші програми та визначає шляхи їх реалізації;
4) розглядає питання про стан дотримання фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків;
5) розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності архіву;
6) аналізує стан роботи архіву з основних напрямків діяльності;
7) розглядає результати роботи архіву;
8) аналізує стан дотримання законодавства з питань архівної справи, державної служби, управління персоналом та виконавської дисципліни;
9) розглядає інші питання, пов’язані з реалізацією завдань, покладених на архів.

ІІІ. Склад колегії

3.1. До складу колегії, як правило входять:
директор архіву (голова колегії), його заступники (за посадою), керівники структурних підрозділів архіву;
представники Державної архівної служби України, громадських організацій (за згодою).
3.2. Кількісний та персональний склад колегії затверджується наказом Державної архівної служби України за поданням директора архіву.
3.3. За рішенням голови колегії, у разі необхідності, на засіданні колегії можуть бути присутні запрошені особи.
Особи запрошені на засідання колегії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови колегії.

ІV. Організація роботи колегії

4.1. Організаційною формою роботи колегії є засідання. Періодичність проведення засідань визначає голова колегії, але не рідше ніж два рази на рік.
4.2. У разі потреби можуть проводитися розширені засідання колегії, а також засідання колегії може проводитись спільно з іншими державними органами.
4.3. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого головою Плану роботи колегії на рік. У плані зазначаються питання, що необхідно розглянути, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів (доповіді, пропозиції тощо) на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.
4.4. Проект плану проведення засідань колегії формується секретарем колегії на основі пропозицій голови та членів колегії, інших працівників архіву за погодженням з безпосереднім керівником та/або заступником директора відповідно до розподілу у керівництві.
4.5. Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше ніж за 5 днів до чергового засідання (у разі невідкладної потреби цей термін може коригуватися).
4.6. Дата, час та порядок денний, регламент засідання колегії визначаються головою колегії.
4.7. Підготовка проєкту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретарем колегії, який не пізніше ніж за 5 днів до засідання подає його голові колегії для погодження.
4.8. На розгляд членів колегії подаються:
проект порядку денного засідання колегії з зазначенням доповідача з кожного питання;
матеріали (доповіді, розрахунки, статистичні матеріали, звіти тощо), по кожному питанню порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків та пропозицій до рішення колегії;
проект рішення колегії по кожному питанню порядку денного, узагальнений секретарем на підставі пропозицій доповідачів;
список запрошених осіб (у разі наявності), із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад.
4.9. Секретар колегії надає/надсилає членам колегії для ознайомлення матеріали зазначені у п. 4.8, як правило у електронному форматі, не пізніше ніж за 3 дні до засідання.
У разі проведення позачергового засідання, не пізніше ніж за 1 день до засідання.
4.10. Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів для розгляду на засіданні колегії, надають матеріали, у тому числі у електронному форматі, секретарю колегії не пізніше ніж за 4 дні до чергового засідання та несуть відповідальність за своєчасність і якість їх підготовки.

V. Порядок проведення засідання колегії

5.1. Засідання колегії веде її голова, а у разі його відсутності – особа, на яку покладено виконання обов᾿язків директора архіву.
Засідань колегії можуть проводитись, як у офлайн так і онлайн форматі.
5.2. Засідання колегії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів колегії.
5.3. Члени колегії беруть участь у засіданнях колегії особисто.
Члени колегії, які не можуть бути присутніми на засіданні, мають право попередньо подати голові колегії відповідні пропозиції (зауваження) у письмовій формі або у електронному форматі.
5.4. Рішення колегії погоджуються членами колегії шляхом голосування.
5.6. Члени колегії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.
У разі схвалення ці пропозиції та зауваження вносяться до проекту рішення.
5.7. Рішення колегії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів голос голови є вирішальним.
За рішенням голови колегії може застосовуватися процедура таємного голосування.
Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій/електронній формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.
5.8. Голова колегії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного.
Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.
5.9. У разі проведення спільних засідань колегій приймається спільне рішення.
Голова колегії приймає рішення щодо присутності в залі під час засідання колегії представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомки і звукозапису.
5.10. Час для доповіді на засіданні колегії визначається у межах 20 хв., для співдоповіді – до 10 хв., для виступу під час обговорення – до 5 хв., для довідок – до 3 хв.
У разі потреби голова колегії може змінити тривалість виступів. Дебати припиняються за пропозицією голови.
5.11. Пропозиції та зауваження, висловлені учасниками та особами, запрошеними на засідання колегії, під час обговорення питання формулюються у письмовій формі і подаються секретарю колегії. У разі схвалення ці пропозиції вносяться до проекту рішення колегії.
5.12. Секретар колегії контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення, організовує тиражування і забезпечення ними членів колегії, осіб, запрошених на засідання.
5.13. Після засідання колегії особа, відповідальна за підготовку питання, доопрацьовує протягом 5 днів проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питання порядку денного, проекту рішення колегії погоджує із керівниками заінтересованих структурних підрозділів, членами колегії.
Остаточний текст рішення візується особою, яка готувала питання, підписується секретарем колегії, після чого подається голові колегії на затвердження.
5.14. Рішення колегії вводиться в дію наказом директора архіву.
Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання і є обов’язковим до виконання (без видання наказу).
У разі виникнення розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час прийняття рішення директор проводить у життя своє рішення, доповідаючи у разі потреби про розбіжності, що виникли, керівництву Укрдержархіву. Члени колегії також можуть повідомити свою думку керівництву Укрдержархіву.
5.15. Рішення колегії оформляється протоколом. Оформлений протокол секретар колегії подає на підпис голові колегії не пізніше ніж через 10 днів після проведення засідання.
Рішення спільних засідань колегій оформляються протоколами, які підписуються головами та секретарями відповідних колегій.
5.16. Рішення колегії доводяться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів не пізніше ніж у двотижневий строк після засідання колегії.
5.17. Стенографування (технічний запис) засідань колегії забезпечує секретар колегії.

VІ. Контроль за виконанням рішень колегії

6.1. На засіданнях колегії систематично розглядаються питання щодо стану виконання прийнятих нею рішень.
6.2. Контроль за виконанням рішень колегії покладається на осіб, визначених у цих рішеннях.