ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального державного
аудіовізуального та електронного архіву
від 27.04.2023 № 23
ПОЛОЖЕННЯ
про Експертно-перевірну комісію
Центрального державного аудіовізуального
та електронного архіву
1. Експертно-перевірна комісія Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву (далі – ЕПК) утворюється і діє відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 (із змінами), з метою розгляду питань, пов’язаних з експертизою цінності кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, визначення у межах своїх повноважень джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), внесення до нього документів та вилучення їх з НАФ.
2. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, наказами Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.
З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕПК керується правилами, інструкціями та рекомендаціями Укрдержархіву.
3. ЕПК є постійно діючим дорадчим органом. Її рішення затверджуються директором архіву, після чого є обов’язковими для виконання всіма фізичними і юридичними особами, у тому числі їх відокремленими підрозділами, які зберігають кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронні документи та електронні інформаційні ресурси НАФ і є джерелами комплектування архіву.
4. Основними завданнями ЕПК є:
– науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів;
– розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів;
– перевірка результатів експертизи цінності кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, проведеної експертними комісіями (далі – ЕК) юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів – джерел формування НАФ у зоні комплектування архіву;
– надання методичної і практичної допомоги відповідальним за архівні підрозділи юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування архіву, з питань експертизи цінності кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, їх внесення до НАФ або вилучення з його складу;
– проведення експертизи цінності архівних документів, вилучених митними органами або правоохоронними органами, конфіскованих за рішенням суду відповідно до статті 28 Закону України «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей».
5. ЕПК приймає рішення про:
– схвалення і подання на затвердження директора архіву списків джерел формування НАФ, списків юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, які перебувають у зоні комплектування архіву;
– подання для схвалення Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву (далі – ЦЕПК) і подальшого затвердження Головою Укрдержархіву списків джерел формування НАФ;
– схвалення і подання на затвердження директора архіву списку юридичних та фізичних осіб – потенційних джерел формування НАФ у зоні комплектування архіву;
– схвалення і подання на затвердження директора архіву актів про результати експертизи цінності кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, переданих юридичними особами, їх відокремленими підрозділами та фізичними особами, що перебувають у зоні комплектування архіву, а також тих, що надійшли в установленому порядку з-за кордону;
– схвалення і подання на затвердження директора архіву описів кіно-, відео-, фоно-, фото- (в тому числі внутрішні описи на фотоальбоми), електронних документів та електронних інформаційних ресурсів постійного зберігання, внесених до НАФ, юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів та фізичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архіву, а також тих, що надійшли в установленому порядку з-за кордону;
– схвалення і подання на затвердження директора архіву описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства архіву;
– схвалення і подання на затвердження директора архіву актів грошової оцінки кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів НАФ, що зберігаються в архіві, у юридичних осіб, їх відокремлених підрозділах та фізичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архіву;
– схвалення і подання на погодження із ЦЕПК актів про вилучення документів з НАФ; актів про невиправні пошкодження документів НАФ, що зберігаються в архіві, у юридичних осіб, їх відокремлених підрозділах та фізичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архіву; анотованих переліків унікальних документів НАФ, що зберігаються в архіві, у юридичних осіб, їх відокремлених підрозділах та фізичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архіву;
– погодження положень про ЕК юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів – джерел формування НАФ.
6. Для виконання покладених на неї завдань ЕПК надається право:
– визначати склад кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів НАФ за результатами експертизи цінності документів
– контролювати дотримання юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, що перебувають у зоні комплектування архіву установлених правил проведення експертизи цінності документів;
– порушувати перед керівниками юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами комплектування архіву, питання про надання інформації стосовно розшуку відсутніх документів НАФ та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;
– пропонувати керівникам архівних підрозділів юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами комплектування архіву, надавати відомості та висновки, необхідні для визначення цінності і строків зберігання документів;
– заслуховувати на своїх засіданнях за домовленістю з керівниками юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами комплектування архіву, інформації про стан упорядкування, обліку та зберігання документів НАФ;
– запрошувати на засідання ЕПК, в якості консультантів та експертів, фахівців архівних підрозділів юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, членів їх експертних комісій;
– інформувати директора архіву з питань, що входять до компетенції ЕПК.
7. До складу ЕПК, який затверджується директором архіву, включаються найбільш досвідчені та кваліфіковані фахівці з архівної справи.
Голову ЕПК, яким є заступник директора архіву, призначає директор архіву. Голова ЕПК може мати заступника.
Голова ЕПК організовує роботу комісії згідно з річним планом, затвердженим директором архіву, і звітує про проведену роботу.
Голова ЕПК може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі — онлайн-засідання). В онлайн-засіданні беруть участь члени ЕПК, а також інші запрошені особи.
Секретарем ЕПК є один із співробітників відділу формування НАФ аудіовізуальними документами або відділу довідкового апарату.
Секретар за рішенням голови ЕПК забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів архіву рішення комісії, здійснює облік її роботи, оформлює документацію ЕПК і забезпечує її збереження.
8. Засідання ЕПК проводяться не рідше чотирьох разів на рік і вважаються правоможними, якщо на ньому присутні не менше як дві третини складу членів комісії.
Рішення ЕПК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформлюються протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором архіву.
9. У разі відмови директора архіву затвердити протокол засідання ЕПК, її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК, рішення якої є остаточним.
10. Власник документів або уповноважена ним особа може оскаржити в ЦЕПК рішення, прийняте ЕПК з проведення експертизи цінності кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронних документів та електронних інформаційних ресурсів щодо внесення до НАФ або вилучення з нього документів, а також щодо проведення їх грошової оцінки.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального державного
аудіовізуального та електронного архіву
від 06.08.2024 № 37-НОД
Склад Експертно-перевірної комісії
Центрального державного аудіовізуального
та електронного архіву
| КОСЕНКО Олена Володимирівна | заступник директора (голова) |
| МАКАРОВА Тетяна Олександрівна | начальник відділу використання інформації документів (заступник голови) |
| КРИВКІНА Світлана Володимирівна | провідний архівіст відділу формування НАФ аудіовізуальними документами (секретар) |
| БОРЩ Ольга Іванівна | начальник відділу забезпечення збереженості та обліку фотодокументів |
| ЄВСЄЄВ Костянтин Володимирович | начальник відділу інформаційних технологій та захисту інформаційних ресурсів |
| КАСЯН Людмила Григорівна | начальник відділу забезпечення збереженості та обліку фонодокументів |
| КРУЧІНІНА Тетяна Григорівна | начальник відділу формування НАФ електронними документами та електронними інформаційними ресурсами |
| ПАЛАМАРЧУК Людмила Василівна | заступник директора – головний зберігач фондів |
| ЧЕРНЯТИНСЬКА Юлія Геннадіївна | начальник відділу забезпечення збереженості та обліку електронних документів та електронних інформаційних ресурсів |